Участникам переговорного процесса может оказаться весьма полезным следующий, на первый взгляд не совсем серьезный, совет: переговоры следует воспринимать таким образом: два союзника ищут единое решение сложной и запутанной головоломки. Но, тем не менее, не стоит забывать, что соглашение не будет достигнуто, пока каждая из сторон не поставит перед собой цель и не составит список обязательных для обсуждения вопросов. Поэтому при подготовке к переговорам необходимо разработать план действий по достижению намеченных результатов. Кроме того, желательно набросать предполагаемые цели и задачи потенциальных партнеров, чтобы быть готовым к любому предложению с их стороны.

Чтобы добиться наиболее выгодного исхода переговоров, необходимо ясно видеть перспективную цель и быть уверенным в ее правильности и необходимости на сто процентов. Такой стратегической целью может быть, например, улучшение условий жизни и работы или желание расширить свой бизнес. Сформулировав цель, незамедлительно приступайте к анализу вариантов ее достижения.

Без ясного видения перспективы, вам вряд ли удастся преуспеть в процессе переговоров. В то же время даже четко сформулированная цель сама по себе не может служить гарантией достижения успеха. Главное – не обманываться относительно реальности своих шансов воплотить свой замысел.

Чтобы занять исходную позицию, следует оценить собственные требования и распределить их в порядке значимости на четыре категории.

1. Максимум. Все, что вы хотите получить, если это возможно. Эта категория включает и дополнительные выгоды, повышающие ценность сделки, хотя, образно говоря, эти выгоды можно сравнить с «глазурью на торте».

2. Минимум. Цели, которых необходимо достичь любой ценой, если в ваши планы входит обязательное заключение соглашения по данному вопросу.

3. Компромисс. Вопросы, которые могут стать объектом обсуждения или относительно которых вы готовы идти на уступки в процессе переговоров.

4. Позиция для отступления. Альтернативные действия, которые вы намерены предпринять, если перспектива достижения соглашения покажется туманной или вообще далекой от реальности.

Конкретизируя свои устремления, вы получаете четкую картину возможного развития событий, а также решаете, на какой стадии дальнейшее участие в переговорах станет бессмысленным.

Если вы хотите получать больше денег за выполнение прежнего объема работы, будьте готовы предоставить достаточно веские аргументы, почему, на ваш взгляд, вы этого заслуживаете.

• Максимум. Вы рассчитываете на 10%-ное повышение зарплаты, комфортное рабочее место и модернизированное офисное оборудование.

• Минимум. Вы согласны уступить, если вам предложат не меньше 5% прибавки к зарплате.

• Компромисс. Вы, так уж и быть, откажетесь от нового оборудования в обмен на несколько дополнительных дней отпуска.

• Позиция для отступления. Если щедрость работодателя не превышает 5%, вы займетесь поисками другого места работы или обдумаете дальнейший план действий.

В вашей фирме увеличился расход канцелярских товаров, поэтому вы ищете поставщика, который в состоянии удовлетворить ваши запросы.

• Максимум. Ваши условия – регулярная поставка бумаги небольшими партиями, обеспечивающая максимально эффективное использование денежных ресурсов.

• Минимум. Вы соглашаетесь на приобретение оптом некоторых товаров, но требуете при этом значительную скидку.

• Компромисс. Вы готовы согласиться на минимальные сроки оплаты, в случае если вам гарантируют поставку на следующий же день после оплаты.

• Позиция для отступления. Если поставщик не соглашается принять даже минимум из ваших условий, вы закажете товар в другом магазине или у другого поставщика.

Вы желаете объединить усилия с какой-либо компанией, чтобы осуществлять поставки видеопособий на рынок товаров для работы в домашних условиях. Следовательно, вам необходимо подготовить детальную характеристику ваших возможностей, выделив уникальные пункты проекта, который, на ваш взгляд, разработан специально для максимального удовлетворения требований потребителя – человека, работающего в домашних условиях.

• Максимум. Партнерская компания берет на себя ответственность за рекламу, маркетинг и распределение, в то время как вы разрабатываете и производите продукцию.

• Минимум. От компаньона требуется лишь финансовая поддержка на стадии разработки продукции.

• Компромисс. Вы готовы сделать рекламный экземпляр продукта для успешного представления товара на рынке.

• Позиция для отступления. Если совместный проект окажется неосуществимым, вы будете искать другого партнера либо выполните работу самостоятельно, заключив контракт с дистрибьюторской компанией.

Чтобы извлечь максимальную пользу из переговоров, очень важно выделить определенное время на выяснение возможных целей другой договаривающейся стороны.

Для понимания целей и задач другого участника переговорного процесса крайне важно получить всестороннюю информацию о его бизнесе. Для этого нужно:

• изучить историю и сферы деятельности предприятия;

• поставить себя на место другой стороны и сделать предположение относительно того, чего она планирует достичь;

• с точки зрения партнерской компании обозначить возможные трудности, которые придется преодолевать, и влияние этих трудностей на твердость ее позиции во время переговоров;

• обдумать приемлемые для другой стороны уступки и определить равноценные вашей;

• составить перечень позиций, не очень существенных для вас, но ценных и значимых для другой стороны.

Как только вы определите свои цели и вероятные цели другой стороны, можете приступать к составлению списка ключевых вопросов.

Какие финансовые ограничения определены политикой компании? Какие выгоды работодатель может предложить взамен? Каков уровень оплаты аналогичной работы сегодня на рынке? Что работодателю обойдется дешевле – повысить вам зарплату или найти нового сотрудника в случае вашего ухода?

Пользуется ли продукция поставщика повышенным спросом в связи с ее дефицитом на рынке и в какой мере это влияет на цену? Как часто вы должны делать заказ? Высока ли местная конкуренция? Благотворно ли повлияет на денежный оборот поставщика быстрая оплата товара по сниженной цене, если таковая может иметь место?

Насколько финансово надежен ваш потенциальный партнер? На каком этапе реализации проекта могут возникнуть сложности? Имеется ли у компаньона обоснованная необходимость для сотрудничества? Насколько сложно заключить контракт по реализации этого проекта с другой фирмой, если переговоры не приведут к заключению соглашения?

Владение информацией о потребностях другой стороны даст вам возможность предвосхитить их вопросы и понять причины, которыми они руководствуются, выдвигая те или иные требования.

Первый опыт общения предоставляет вам прекрасный шанс получить больше информации о людях, с которыми вы планируете сотрудничать, равно как и им позволяет больше узнать о вас. Возможность организовать «переговоры о переговорах» и встретиться с другой стороной в неформальной обстановке позволит избежать разного рода домыслов, догадок и добывания информации окольными путями.

Благодаря проведению предварительной встречи вы получите ответы на многие вопросы и дадите отличный старт развитию деловых отношений. Чем больше люди узнают друг о друге, тем выше вероятность, что они будут ценить точку зрения собеседника. Например, если проведение переговоров – в ваших интересах, то, предварительно пообщавшись с другой стороной с глазу на глаз либо по телефону, вы будете чувствовать себя уверенно во время фактических переговоров.

Конечно, не всегда можно организовать личную встречу, но в любом случае обменяться первичной информацией – письменно или по телефону – необходимо. Если же вам не удается встретиться с представителями другой стороны, нужно подготовиться к тому, чтобы произвести благоприятное первое впечатление. Тщательно подготовившись к встрече, аккуратно и точно составив документы, вы сможете избежать любых недоразумений, продемонстрируете ваш профессиональный уровень и высокие стандарты ведения дел.

Пользуясь документом с перечнем вопросов повестки дня, вы сможете не отступать от темы и не перебегать от одного пункта к другому во время телефонного разговора, что станет свидетельством четкого видения вашей цели и высоких профессиональных знаний о предмете обсуждения.

Обоснованность ваших требований относительно предмета обсуждения подтвердится в ходе работы над разработкой целей и планируемых результатов. Попытки предугадать цели и поведение другой стороны также имеют свои преимущества, поскольку позволяют увидеть ситуацию под другим углом зрения. Установление предварительного контакта дает представление о расстановке сил в противоположном лагере.

При подготовке к реализации какого-либо проекта непременно потрудитесь дать ответы на следующие крайне важные вопросы.

• Каковы желательные результаты соглашения?

• Каких целей предположительно планирует достичь другая сторона?

• Какие решения могут быть приемлемы для обеих сторон?

Фактически, поиск и нахождение единственно верных ответов на эти вопросы и является главной задачей переговоров.

Вы убедитесь в своей готовности к переговорам, если ответите на нижеприведенные вопросы.

^ Уверены ли вы в своей конечной цели?

^ Составлены ли основные требования и способы их выполнения?

^ Установлен ли допустимый минимум, которого необходимо достичь в ходе переговоров?

^ Выделены ли пункты, по которым можно согласиться на равноценный обмен?

^ Определены ли альтернативные варианты?

^ Составлен ли прогноз потребностей другой стороны?

^ Проанализированы ли возможные уступки, на которые готова пойти противная сторона?

^ Наведены ли мосты с другой стороной до начала переговоров?

^ Согласны ли вы, что тщательная подготовка помогает достичь намеченных целей?

• четко определить конечные цели и обозначить способы и пути их достижения;

• установить минимум из тех целей, которых вы планируете достичь, и определить альтернативные варианты развития переговоров;

• определить пункты, по которым в случае необходимости можно согласиться на уступки;

• проанализировать потребности и предположительные цели другой стороны;

• постараться выделить пункты, по которым противная сторона может пойти на уступки.

Следующий этап после выполнения подготовительных мероприятий с вашей стороны и обмена первичной информацией – собственно переговоры.

Способ проведения встречи может иметь решающее значение на исход переговоров – каким бы он ни был. Первое впечатление производит продолжительный эффект. Поэтому необходимо удостовериться, что сложилась атмосфера, подходящая для открытого обмена информацией и можно без опасений выражать собственную точку зрения относительно ваших критериев успешного завершения переговоров.

Как правило, на начальном этапе переговоров сторона, определившая свою позицию, выдвигает предложение, перечисляя условия, благоприятные, по ее мнению, для приемлемого решения. Например, при заказе канцелярских товаров это предложение могло бы звучать следующим образом: «При условии, что ваша компания гарантирует регулярно заказывать продукцию у нашей фирмы, мы согласны предоставить вам 3%-ю скидку».

Важно никогда не забывать одно незыблемое правило: ничто не дается даром. Это означает, что все предложения должны основываться на обмене, предпочтительно равном по стоимости или значимости – например: «Если вы согласитесь с…, мы согласимся на следующее…»

Существует несколько простых приемов, применяемых в ходе дискуссии, которые позволяют отстаивать ваши требования в ходе переговоров.

• Первым делом приступайте к обсуждению изначального предложения. Если предложение было высказано другой стороной, необходимо обсудить его во всех деталях независимо от степени вашей заинтересованности. Даже если вы внесете встречное предложение непосредственно после первого, ваш партнер по переговорам все равно будет настаивать на всестороннем рассмотрении именно первоочередного предложения. Встречные предложения имеют шанс на эффективное рассмотрение только в том случае, когда они уточняют или детализируют первое предложение.

• Проанализируйте расхождения между выдвинутым предложением и вашими целями и требованиями. Например: «Вы предлагаете осуществить доставку во вторник, а нам очень важно, чтобы вы гарантировали доставку продукции, по крайней мере, в понедельник». Четко определив, в чем заключаются основные разногласия, вы сможете выделить пункты для обсуждения и взаимовыгодных уступок.

• Поинтересуйтесь, что готова предложить взамен другая сторона. Например: «Можете ли вы сказать, какие преимущества это принесет нашей компании?» Без промедления сдавая свои позиции, вы позволяете партнеру принудить вас к дальнейшим уступкам.

• Ни в коем случае не принимайте поспешных решений, даже если предложение партнера кажется вам пределом мечтаний. Немедленно и с безоговорочной готовностью согласившись на условия другой стороны, впоследствии вы непременно будете мучиться от мысли, что могли бы добиться большего, если бы не поспешили. Взяв время на обдумывание предложения, вы избежите импульсивных решений и тупиковых ситуаций, из которых трудно выпутаться на более позднем этапе переговоров. Предпочтительно избегать скоропалительных и необдуманных решений, пусть даже предложения выглядят очень заманчиво.

Существует несколько благоразумных способов отреагировать на предложение, которые позволят двигаться дальше в процессе переговоров, но не свяжут вас строгими обязательствами.

• Отрицательный ответ. Вначале излагают причины отказа и только после этого дают отрицательный ответ. Например: «Мы не можем себе позволить согласиться с этим, потому что, во-первых…, во-вторых…, в-третьих…»

• Положительный ответ. Вы соглашаетесь со сказанным, но при этом выражаете свои сомнения: «Да, в целом мы согласны и рассматриваем ситуацию с тех же позиций, хотя опыт подсказывает, что…» Абсолютное отрицание создает неблагоприятную атмосферу и блокирует процесс переговоров. Люди склонны прислушиваться к возражениям, высказанным деликатно. Предлагая компаньону альтернативные решения, вы даете ему возможность ознакомиться с вашей позицией.

• Согласие с условием. Вы соглашаетесь с предложением на определенных условиях: «Думаю, это приемлемое предложение при условии, что поставка обеспечивается не позже утра понедельника». Мотивируя свой ответ таким образом, вы обеспечиваете себе неоспоримое преимущество: противная сторона будет вынуждена дать определенный ответ, например: «Да, согласны» или «Нет, к сожалению, в понедельник мы можем организовать поставку только к пяти часам вечера».

Чтобы рассмотреть и проанализировать все варианты решений относительно внесенного предложения, необходимо получить как можно больше информации о позиции и убедиться, что вы всесторонне и глубоко понимаете ее суть и последствия его реализации. С этой целью обычно задают два вида вопросов: первый – для получения информации, второй – для проверки информации.

Прежде чем согласиться с тем или иным предложением, уточните все существенные для переговоров моменты. Например: «Не могли бы вы объяснить, что означает?..», «Не могли бы мы еще раз поговорить о цифрах?»

Люди, поднаторевшие в проведении переговоров, всегда задают множество вопросов.

Обычно они не принимают решение, пока не выяснят все сомнительные моменты. Например: «Мне кажется, что мы дали ответы на некоторые ваши вопросы, может, вы могли бы ответить на наши?»

Задавая вопрос, вы обеспечиваете себе дополнительное время на обдумывание. Кроме того, задавать вопросы – это отличная альтернатива прямому выражению несогласия. Предпочтительнее позволить вашему собеседнику самостоятельно увидеть слабые стороны своей позиции, задавая дополнительные вопросы, чем открыто демонстрировать очевидность недостаточной подготовки партнера.

Если партнер не желает детально изучать те или иные аспекты обсуждаемых вопросов, примените хитрую тактику: сообщите ему о том, что вы решительно настроены на обсуждение. Скажите, например: «Можно задать вам вопросы по поводу?..» Таким образом вы акцентируете внимание собеседника на своем желании получить ответ и не позволите ему уклониться от темы, поскольку заданный вопрос требует ответа.

Ответы на сложные, многозначные вопросы могут потребовать уточнения. Даже если кажется, что соглашение достигнуто, это не всегда соответствует действительности. Обязательно удостоверьтесь, правильно ли вы поняли собеседника: «Давайте удостоверимся в полном взаимопонимании. В ответ на наш вопрос вы сказали, что…»

Другой способ – подвести итог тем пунктам повестки дня, которые подверглись изменениям. «Итак, хотя мы и уведомили вас, что пятница для нас идеальный день поставки, вы настаиваете, что в состоянии обеспечить доставку не ранее понедельника».

Подведение итогов дает возможность всем участникам переговоров убедиться, что они одинаково понимают вопросы, стоящие на повестке дня. Это единственный способ избежать недоразумений в дальнейшем.

Общепризнанный факт, что мимика и жесты выдают отношение человека к событию или другому человеку (например, непроизвольные гримасы), а слова (либо молчание) дают ключ к пониманию изменения его позиции. В процессе переговоров очень важно внимательно прислушиваться к словам (или молчанию) собеседника, так вы сможете вовремя заметить изменения в его отношении к ситуации и понять, когда он уже готов достичь соглашения. Обычно эти изменения настолько не выразительны, что заметить их можно, только внимательно следя за ходом дискуссии.

• Шаг вперед. Такие слова, как «никогда» или «всегда», все чаще заменяются фразами типа «в большинстве случаев». Это означает, что можно несколько смягчить требования.

• Шаг назад. Пункты, которые ранее оценивались как «важные» или «заслуживающие внимания», теперь определяются как «особой важности» или «требующие тщательного рассмотрения». Это свидетельствует об укреплении позиций партнера по некоторым вопросам.

• Упущение. Некоторые пункты переговоров уже перестали быть предметом дискуссии – либо собеседник согласен вам уступить, либо этот вопрос уже не имеет для него существенного значения.

Во время переговоров максимально благоприятные условия для достижения окончательного соглашения обеспечиваются продвижением дискуссии по всем фронтам. Это означает, что теперь можно несколько смягчить требования и, возможно, даже пойти на некоторые уступки. Попытка ужесточить условия, из-за того что дело движется быстрыми темпами, может стать реальным препятствием для дальнейшего прогресса. Например, если вы подводите итог: «Итак, мы сошлись на цене 3 фунта за пачку, не так ли?», а в ответ слышите: «Я уверен, что мы остановились на уровне 3.10 фунта» – вряд ли вы на пути к согласию. Но если ответом будет: «Я продам по 2.95 фунта, если вы согласитесь на поставку во вторник утром», то у сделки больше шансов на успешное завершение.

Площадь вашего «пространства для маневра» зависит от степени заинтересованности обеих сторон в положительном исходе переговоров.

Поскольку именно вы претендуете на повышение заработной платы, подготовьте несколько альтернативных предложений на случай несогласия работодателя с вашими изначальными требованиями. Вы как лицо заинтересованное должны прилагать больше усилий, чем другая сторона.

Поставщик заинтересован в продаже товара и получении денег. Поэтому вы вполне можете позволить себе не идти на уступки, если вас не удовлетворяет предложение. Ведь именно поставщик должен сделать все возможное и невозможное, чтобы вы стали (или оставались) его заказчиком.

Вступить во взаимовыгодный союз – в общих интересах, поэтому каждая из сторон должна иметь в арсенале набор различных вариантов решения, который будет способствовать заключению соглашения.

Хотя в этом случае достижение соглашения выгодно обеим сторонам, каждый участник переговоров непременно почувствует необходимость переосмыслить свои позиции и требования и рассмотреть скрытые возможности сделки, а также вероятные сложности проекта.

Иногда ход переговоров временно приостанавливается, и тогда нужен толчок, чтобы завершить этот процесс. В этом случае заблаговременно продуманная возможность компромисса окажется весьма продуктивной. На этом этапе можно уступить по тем пунктам, которые были заранее подготовлены для «сдачи», но продолжать отстаивать существенные и важные вопросы.

Достижение соглашения на условиях, средних между определенными до начала переговоров максимальными требованиями и позиции для отступления, должно внушать вам чувство успеха.

Четкое осознание границ, в пределах которых вы готовы на обсуждение, дает возможность также оценить предложения, выходящие за ожидаемые рамки. Независимо от степени вашей подготовленности к переговорам другая сторона всегда может преподнести неожиданный сюрприз. Хотя не исключено, что привлекательность предложения партнера заставит изменить какие-то из ваших требований.

Слишком частые компромиссы в ходе переговоров могут вызвать неудовлетворенность достигнутым результатом; отсутствие же компромисса способно быстро приблизить переговоры к критической точке, когда вовсе нельзя будет заключить сделку.

Чтобы прийти к окончательному соглашению, на заключительном этапе переговоров нужно приложить некоторые дополнительные усилия – иначе ничего не получится. Предлагаем два варианта действий.

• Подведите итог всем этапам обсуждения. Благодаря этому все участники переговоров поймут, что обе стороны изменили свои изначальные позиции для достижения соглашения на предложенных условиях.

• Сделайте перерыв в переговорах: пусть все заинтересованные лица еще раз проанализируют окончательный вариант предложения.

Не жалейте времени на выполнение изложенных выше рекомендаций. Прибегайте к их помощи так часто, как это необходимо. Таким образом вы не примете поспешное решение и не позволите себе пойти на уступки, о которых позже пожалели бы.

И еще одно: перед принятием окончательного решения необходимо проверить, все ли согласны с тем, что достигли единого мнения по одним и тем же вопросам.

Иногда переговоры очень напоминают саммит Организации Объединенных Наций, потому что вначале кажется, что никто не осмелится произнести вслух свои истинные требования, стремления и желания. Внимательно слушая и анализируя высказывания участников в ходе переговоров, можно правильно оценить развитие событий. Фиксируя изменения позиций участников по тем или иным вопросам, вы сможете достичь компромисса и, вероятно, доведете переговоры до приемлемого для всех сторон завершения.

Оцените ваш подход к подготовке к переговорам и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Искренны ли вы в своих требованиях с самого начала?

^ Всегда ли ваши предложения зависят от того, что вы можете получить взамен?

^ Способны ли вы выслушать и обсудить изначальные предложения, перед тем как выдвигать встречные?

^ Удерживаетесь ли вы от скоропалительных решений, даже если перед предложением другой стороны трудно устоять?

^ Задаете ли вы вопросы собеседнику, чтобы рассмотреть все возможные варианты решения вопроса?

^ Уточняете ли вы у собеседника, что правильно поняли суть предложения?

^ Удается ли вам распознать момент, когда собеседник меняет свое отношение к решению вопроса?

^ Цените ли вы то, что достигнуто ценой компромисса?

^ Подводите ли вы итог всем вопросам, которые были обсуждены, прежде чем принять окончательное решение?

• информировать представителей другой стороны о своих ожиданиях с самого начала переговоров;

• никогда не вносить предложений, не предполагающих равноценных шагов со стороны другого участника переговоров;

• выдвигать встречные предложения только после того, как внимательно выслушаете предложение собеседника;

• никогда не соглашаться сразу на предложение другой стороны, каким бы заманчивым оно ни казалось;

• обсуждая возможные варианты решений, не бояться задавать вопросы и уточнять ответы;

• научиться распознавать, когда собеседник меняет свое отношение;

• быть готовым время от времени принимать компромиссные решения;

• уточнять все пункты и условия, прежде чем принимать окончательное решение;

• стараться испытывать удовлетворение от каждой заключенной сделки.